外資系の営業におけるWeb会議・電話会議のメリット・デメリット【営業の基礎・基本】
最近はコロナの影響で営業活動の方法が変わってきています。従来のお客様と会う方法からWeb会議などリモートでの営業活動にシフトしてきています。
この記事では、改めてWeb会議の活用の仕方についてのメリット・デメリットについて解説していきます。
- Web会議とは
- Web会議のメリット
- Web会議のデメリット
- まとめ
この記事を書いている私は外資系営業歴10年でアメリカ駐在経験のある会社員です。外資系では、電話会議を常に活用することを求められてきました。
Web会議とは
最近注目のWeb会議とはどのようなものでしょうか？主にパソコンやスマホのアプリにて参加できるインターネット上の会議システムです。PCやスマホがあれば、いつでもどこでも参加できるため、簡単に参加できるのが特徴です。
コロナの影響により移動が制限されたため、Web会議を導入して社内や社外の打ち合わせをWeb会議にする会社も増えています。
外資系では以前からWeb会議に近いシステムは導入されており、電話会議として採用されていました。
グローバル企業では働いている人が世界各地にバラバラに存在しているのでそもそも会っての打ち合わせは難しく、電話会議は頻繁に行われていました。外資系で働くなら電話会議は避けられないと言えるほどです。
ではWeb会議のメリットとデメリットを見て行きましょう。
Web会議のメリット
移動時間が不要で効率化
一番のメリットは移動時間が不要ということです。場所を選ばないで参加できるため、お客様のところに訪問する必要がありません。時間をかけてお客様のところに行かなくても打ち合わせをすることができます。コロナで移動の制限がかかっている時でも会社に行かなくても自宅から参加できるので、便利ですね。
これで仕事が成り立てばオフィスに行く必要はないということになりますが、完全にリモートで家からの仕事で完結する仕事はまだあまりないかもしれません。
社内の打ち合わせを早急に設定可能
移動時間が不要というメリットは社外の打ち合わせに限りません。社内のチームのみんなでちょっと話したいという時にも、Web会議の設定が便利です。
以前なら全員の合意を取るためには、メールでそれぞれの返信をまったり、それぞれの人に誰かが電話しまくって全員の合意を取ったりしていたと思いますが、Web会議を使えば「じゃあ、30分後にweb会議で話をしよう」と誰かが設定すればみんながそこに入って簡単な打ち合わせをすることができます。みんなで方向性を簡単に合意したい時などは非常に便利です。
資料の共有が容易
打ち合わせの質についても、資料を共有できるので、お互いに同じ資料を見ながら打ち合わせができるので、議論のレベルとしては遜色ない結果が出せます。その場で編集をしたり、お互いに書き込みができるような機能があるものもあるようですので、今後より便利に打ち合わせができるようになるのだと思います。
長時間話ができる
電話と違って、Web会議は基本的にアポを取って時間を決めて設定することが多いと思います。つまり直接会っての打ち合わせと同様にある程度の時間の中で十分に議論することができます。
電話の場合は突然かけることになるので、相手も時間を確保していなかったり、会話の準備ができていない場合があるので、詳細な打ち合わせには適していません。
外資系は世界中とつながる
リモートで働いている人の会議はほぼ電話会議で行われるのが外資系では普通です。最近では、Web会議を使いますが、外国人の場合はなぜかビデオで顔を出すことは少ないですね。日本人は昔はテレビ会議が好きな印象でしたが、今はコロナでweb会議が一般的になってきたために顔を出さない場合も多いような気がしています。
顔出しなしでも打ち合わせは十分可能ですが、お客様と話をする際にはビデオをつないだ方が良いと個人的には思っています。なぜなら、顔を見て会話ができる方が直接会っての打ち合わせ(F2F:face to face)に近い環境になるからです。顔が見えた営業担当の方が安心感や信頼を得られますよね。
Web会議のデメリット
通信状況に左右される
電話会議もそうでしたが、Web会議は通信状況に左右されるのが欠点です。電波が悪いとノイズが多く相手の声が聞きにくかったり、自分の声が相手に伝わらなかったりします。
社内の親しいなかであればそんなに問題にならないかもしれませんが、深刻な内容の打ち合わせや上層部のプレゼンなどで声が聞き取れなくなってイライラしてくると会議の結果にも影響してきます。
家からの参加に限定すれば環境を整えることができますが、外出先からスマホで入ったりすると難しいこともありますよね。どこでも参加可能とはいえ、電波環境状態に左右されてしまうのは現状の問題点になります。
運転中に参加するアメリカ人
ちなみに、外国人、特にアメリカ人は車の中で運転しながら電話会議に参加することが多く、運転中の車のノイズや声が聞き取れないことがあります。日本語ならまだしも英語でノイズが多いと全く意思疎通が取れなくなることもあり、その場合は結局メールでやりとりすることになる場合もありました。環境に左右されてしまうのは、リモートの宿命かもしれませんね。
話せるのは一人だけ
Web会議をやってみてわかるのは、同時に話をするとわけがわからなくなるということです。聞き取れなくなってしまうのです。従って、いつも話せるのは一人になって他の人は聞いているというのが基本です。しかも、誰が話しているかがわからなくなってしまうことがあります。
今のWeb会議システムでは誰が話しているのかを教えてくれる機能もありますので、その点は改善していますが、基本的には名前を名乗ってから話をするというのが基本マナーではあります。
声だけだと(ビデオ無しの場合)距離がある
最近のWeb会議は顔を出さないで打ち合わせすることが多いです。文化によって違うのかもしれませんが、顔を出さなくても十分に打ち合わせを行うことは可能ですし、また今は家から参加している人もいるので後ろを映したくないという気持ちもあると思います。
顔が見えないと人間はあまり心を開けないものです。そのため、比較的雑談をすることは少なくなり、関係づくりを行う場としては直接会うよりは距離ができてしまうということがあります。つまり、初対面のお客様との関係構築には直接会っての打ち合わせの方が良いと思います。
まとめ
Web会議(電話会議)は非常に便利なシステムです。今後の流れとして効率化とコロナの影響ふくめて普及が加速していくと思います。外資系では昔から使われていましたが、それには欠点もあり電話や直接会うことを組み合わせてベストな方法を選んで営業活動をしていく必要があります。
まとめは以下です。
Web会議のメリット
- 移動時間が不要で効率化
- 社内の打ち合わせを早急に設定可能
- 資料の共有が容易
- 長時間話ができる
Web会議のデメリット
- 通信状況に左右される
- 話せるのは一人だけ
- 声だけだと(ビデオ無しの場合)距離がある
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